#11 - A che cosa serve NOTION
#11 - A che cosa serve NOTION
Notion è un sorta di assistente personale, second brain che ti aiuta in una grande varietà di compiti sia nel lavoro che nella vita privata. Può cambiare in modo sensibile il tuo modo di lavorare.
In pratica Notion riunisce in sé una serie di strumenti che di solito si trovano in software diversi. Usarne uno solo è molto più comodo. Un altro grande vantaggio di Notion è che è estremamente personalizzabile.
Difficilmente troverai due persone che lo configurano alla stesso modo.
Questo succede perché è evidente che uno studente, un ingegnere, un consulente aziendale, un imprenditore, la mamma di quattro figli che anche lavora, un club sportivi hanno esigenze molto diverse. La piccola "magia" che riesce a fare Notion è di essere personalizzabile per ciascuno di essi.
Quali strumenti mette a disposizione?
Principalmente sono:
Pagine di testo ipertesti e wiki (scrittura strutturata e collaborativa)
Data base
Task manager (board)
Project management
Tabelle
Liste
Gallerie di immagini
Calendari
Questi sono strumenti tradizionali che dovrebbero essere familiari per chi lavora in organizzazioni mediamente strutturate, ma le vere particolarità di Notion sono i blocchi e i template (modelli)
Pensa ai blocchi come i mattoncini del lego.
Se apri un pagina vuota in Notion ci puoi mettere dentro mattoncini di vario tipo, a seconda delle tue esigenze. Ecco alcuni esempi di mattoncini:
Quindi se vuoi creare una lista delle cose che devi fare oggi basterà inserire un blocco "TO DO" nella tua nuova pagina bianca e personalizzare i testi dei box:
Nulla di più facile e veloce.
Ma la vera potenza di Notion si rivela nei Template. Si tratta di pagine strutturate che servono per aiutarti in un varietà virtualmente infinita di compiti. Puoi utilizzare template da altri o crearne tu stesso. Questo fa risparmiare molto tempo e molto lavoro in azioni ripetitive.
Ad esempio questo è un template usabile come Task Manager.
Si tratta sempre di dividere un compito in sotto-compiti e sistemare questi ultimi in una lavagna in base al loro stato di avanzamento: da fare - in corso - finiti.
Questo che vedete qui sotto è un modello pronto e facilmente personalizzabile.
Notion per uso personale e per uso Aziendale
Per uso aziendale ci sono o si possono creare modelli per la gestione:
della clientela (Customer Relationship Management - CRM).
della produzione.
della Qualità.
del sistema di marketing e vendite.
delle informazioni aziendali per il personale.
Dei programmi di formazione.
delle SOPs (Standard Operating Procedure).
E molto altro.
Per uso personale si può usare per
Pianificare la spesa e i pasti.
tenere traccia delle informazioni mediche e dei farmaci.
Pianificare eventi come feste, matrimoni e simili.
Tenere traccia delle scadenze e spese fisse e variabili.
Pianificare un viaggio.
E molto altro.
Perché costruire un Task Manager personale con Notion
Perché farlo visto che ci sono software specializzati molto professionali per questo, come Asana, Trello, Infinity, Obsidian e molti altri?
Prima di tutto perché Notion è gratuito per un uso personale. Poi perché integra oltre altre funzioni oltre a questa e quindi non ti costringe a cambiare in continuazione il tuo ambiente di lavoro.
Qui uso Task manager - board - Kanban come sinonimi anche se non lo sono i modo esatto
Se poi sei curioso di saperne di più sul Kanban ti consiglio di seguire questo link che ne traccia la storia all'interno della Toyota, che lo ha sviluppato per prima e meglio di altri, fin dagli anni '50.
Nota che:
per compiti molto semplici, come per esempio fare il caffè con la Moka, usare un Kanban non serve.
Per compiti molto complessi, come per esempio, gestire la costruzione di un grande edificio, è molto meglio usare un sofware specializzato nel project management.
Tocca a te stabilire se sei impegnato in compiti che puoi svolgere "a occhio & memoria" o se ti serve un aiuto.
Costruiamo un Kanban per gestire un incontro con l'autore
Io collaboro con varie associazioni culturali no-profit. Capita spesso di voler organizzare incontri con autori, conferenze, cosa che ormai faccio ad occhi chiusi. Capita però anche che nuovi soci vogliano provarci loro, ma non avendolo mai fatto prima, possono trovarsi in difficoltà nelle vari fasi dell'organizzazione e abbiano bisogno di un supporto.
Si potrebbe anche fare un semplice lista come promemoria delle cose da fare, ma un Kanban aggiunge lo stato di avanzamento delle varie azioni (task) necessarie e anche altre informazioni utili, note, responsabili e altro.
Ecco un esempio di Kanban nella sua forma più semplice. Sulla destra compaiono informazioni personalizzabili relativi ai vari task (clicca per ingrandire).
Puoi facilmente personalizzare questa vista, ad esempio aumentando il numero e il tipo di informazioni contenute nei task del Kanban.
Se ti fa comodo avere una serie di Ceck Box per identificare eventuali sottotask, puoi inserirle facilmente, incorporando un template apposito che puoi creare in precedenza. Ecco una vista estesa degli stessi dati:
Come vedi le possibilità di personalizzazione sono estreme.
Questo è uno dei principali punti di forza di Notion, ma è allo stssso tempo anche un punto di debolezza.
Può darsi infatti che tu ti senta disorientato la prima volta che lo usi proprio perché non saprai da che parte cominciare di fronte a tutta questa flessibilità.
Come imparare ad usare Notion
Per prima cosa ti consiglio di consultare la guida di base interna che compare sulla sinistra quando usi il programma per la prima vota.
Prova a creare un pagina vuota e scrivici dentro qualcosa. Poi "gioca" con il testo, le formattazioni, i colori, le evidenziazioni (callout) ecc.
Questo è un buon modo per iniziare. Ci passerai un pomeriggio e ti divertirai.
Poi è possibile che il programma ti "catturi" e ti venga voglia di usarlo sul serio.
Se le tue esigenze aumenteranno cerca tra le centinaia di Template già pronti quelli che fanno al caso tuo, facendo piccole modifiche per adattarli. Ci sono anche molti video tutorial su Youtube e molti post su vari blog che spiegano molte cose, sia pure in modo disorganico.
Se invece vuoi diventare un vero esperto e usare Notion in ambito aziendale considera di frequentare la Notion Academy. Con un po’mdi pazienza ed esecizio si diventa esperti veri e si possono offrire servizi professionali alle aziende che lo usano.
In ambito professionale Notion è un notevole sistema di gestione della conoscenza. Può essere usato per implementare una vera propria mente collettiva. Quindi Second Mind e non "brain".
Oltretutto si trovano già implementati alcuni strumenti di intelligenza artificiale che vanno in questa direzione e sicuramente si svilupperanno ancora in tempi brevi.
Che cosa manca ancora?
Sostanzialmente tre cose:
la localizzazione in lingua italiana. Questa non è una mancanza troppo grave visto che i comandi da usare sono molto intuitivi e basta una conoscenza minima dell'inglese.
Il controllo ortografico e sintattico. Questa è una mancanza più seria se vuoi usarlo come programma di videoscrittura. Per questo uso direi che si può considerare come un ambiente per prendere appunti strutturati e per la scrittura no-frills - senza disturbi. Se devi scrivere una tesi laurea o cose impegnative è meglio se usi un vero word processor.
Una visualizzazione in forma di mappa ipertestuale dei links tra i vari "pezzi" di informazione che sono collegati tra loro. Siccome una "mind" è sostanzialmente un sitema di connessioni, la possibilità di vederle in forma grafica sarebbe molto logica e utile.
Sui programmi di scrittura semplificata online ho scritto anche
In sintesi
Notion è un programma potente e ricco di possibilità che non è semplice cogliere a prima vista. Ha molti concorrenti, come Obsidian (mano ricco e più giovane). Asana, Evernote, Confluence, Trello e molti altri in un ambiente super competitivo. La battaglia per il predominio nel campo della seconda mente è feroce e appena iniziata. Qui Notion si posiziona bene fin dall'inizio perché è stato progettato chiaramente per questo da prima che l'idea del second brain/mind si ponesse al centro dell'attenzione.