#6 - Dal Block Notes online al Second Brain
Come prendere appunti in modo strutturato, non dimenticare nulla, e sembrare geniali
Immagina di avere un scrivania colma di un caos carte di ogni genere: note scritte a mano, fotocopie, giornali, quaderni, fotografie e mille altre cose. Polvere a parte, non sarebbe semplice trovare le cose che vi servono e quando ti servono.
Alcuni desktop che ho visto sono molto simili. Ci sono file di ogni genere messi la per averli sottomano. Ma sono un centinaio e non si trova più nulla.
Per arginare questa tendenza del caos ed espandesi per conto suo si sono diffusi e sviluppati tempo alcuni software specializzati nella creazione di note strutturate, cioè organizzate in insiemi coerenti per tematica e poi anche facilmente rintracciabili e collegabili tra loro e condivisibili con altri.
Non sto parlando di piccole note tipo post-it destinati a vita breve vita breve (per questo c'è Sticky Notes o Google Keep. Parlo di documenti, appunti e testi scritti per rimanere e che siano facilmente rintracciabili.
C'è una veloce evoluzione in corso nei block notes digitali
Si tratta di passare da semplici sistemi di "cassetti" nei quali infilare documenti a sistemi di second brain, cioè sitemi di potenziamento delle nostre capacità cognitive e di creazione di conoscenza.
I quattro strumenti che vi suggerisco oggi illustrano pienamente questa evoluzione:
Evernote e One Note sono classici
Zoho Notes e Hypernote sono innovativi
Se vivi nel caos ci sono tre possibilità
La prima è che hai un disordine mentale "interno" che si trasferisce nell'ambiente circostante, nella vostra casa e nel vostro lavoro Questa non è una buona cosa e non si rimedia tanto facilmente (ve lo dico da psicologo).
La seconda è che sei una persona creativa e persino geniale.
La terza è che hai semplicemente molte cose da fare. In questo terzo caso i block notes digitali che propongo vi saranno molto utili.
Siccome fanno tutti sostanzialmente le stesse cose è inutile qui ripetere le cose dieci volte. Queste sono le cose fondamentali che un buon block notes digitale deve avere:
creare note di testo, aggiungere immagini, allegare file, anche in PDF;
organizzate le note in modo gerarchico, cioè per "cassetti", "cartelle" e documenti. Ad esempio bollette, bollette luce nel 2023, singole bollette bimestrali;
un motore di ricerca interno efficace. Quando le note sono centinaia questo è indispensabile;
la possibilità di aggiungere "etichette" o TAG alle note per facilitare ancora la ricerca;
sincronizzazione su tutti i tuoi dispositivi a anche off line;
integrazioni con altre cose che usi, come i calendario, mail e altro.
Evernote
Di Evernote bisogna dire che è nato nella preistoria a dell'informatica, cioè nei primi anni 2000, da un idea embrionale di tale Stepan Pachiko, un russo trasferitosi in America. Sembra un miracolo che esista ancora oggi dopo una storia molto travagliata, con alti e bassi, crisi e grandi recuperi, nel ribollente calderone delle cose informatiche. Invece c'è e sembra solido come una roccia. Oggi ha circa 250.000.000 di utilizzatori, me compreso, che la trovano utilissima. Io lo uso tutti i giorni e quasi non potrei vivere senza essendo disordinato e di scarsa memoria.
Poi ti dico un'altra cosa: Evernote ora è italiano. E' stato acquistato da poco dall'italianissima - nonostante il nome - Bending Spoons, che poi la società che ha realizzato l'app IMMUNI che abbiamo tutti conosciuto nell'era Covid.
Siccome Evernote ha centinaia di funzioni e possibilità di personalizzazioni possibili ti starai chiedendo se è difficile da usare. La riposta e no. E' facile e probabilmente questo è il motivo che ha attirato tutti quei milioni di utilizzatori.
L'unica cosa che devi capire sul serio se vuoi utilizzarlo è la sua terminologia interna.
Le singole note sono raggruppate in modo gerarchico Stack, Taccuini e Note. Se fossimo in un ufficio senza computare questi tre livelli corrisponderebbero a raccoglitore, cartelline e documenti.
Questa logica è un punto di forza, ma allo stesso tempo un limite di tutto il sistema.
E' un punto di forza perché la metafora del "raccoglitore" è molto familiare a milioni di persone. Questo significa che non devono fare alcuno sforzo di tipo cognitivo per capirla.
Il punto di debolezza dei raccoglitori cartacei consiste però nel come trovare e come collegare i singoli documenti tra loro.
Per la ricerca dei documenti Evernote (e tutti sofware simili) hanno potenti motori si ricerca interni che leggono tutti documenti, parola per parola, e trovano subito quelli desiderati. Evernote legge anche i documenti in PDF e quelli scannerizzati.
Poi ci sono i TAG che ci permettono indicare in modo sintetico il tema di un documento. Per esempio io ho usato il TAG "lavoro" per un ampio genere di documenti.
se cerco "lavoro" con il motore di ricerca trovo istantaneamente una serie di documenti come questi:
un indispensabile articolo del sociologo tedesco Ulrich Beck, sulla fine del lavoro salariato;
una lista di festival cinematografci dedicati al tema del lavoro;
un bando pubblico di Invitalia per finanziare imprese innovative;
il caso di una cooperativa giovanile che ha creato un ecosistema generativo di occupazione nei quartieri spagnoli di Napoli;
ecc. circa altri 30 documenti sul tema.
La cosa che crea valore in questo tipo di ricerche è che saltano fuori documenti che non ricordavo affatto di avere e che possono essere connessi tra loro in modo creativo.
Per uno come me, che di mestiere fa il formatore, questo è molto utile perché mi farà apparire come un persona coltissima e intelligentissima !
Scherzi (non tanto) a parte il punto chiave è che si è passati da un semplice sistema per tenere in ordine le "carte" a un sistema che ora si chiama PKM - Personal Knowledge Management o meglio ancora Second Brain. Svilupperò molto questi temi in questa newsletter.
Evernote ha una versiene del tutto gratuita che ve benissimo per un uso personale, con il limite che sincronizza solo DUE dispositivi, per es. PC e cellulare. Se lo usate per uso professionale vi servirà una delle versioni professionali a pagamento (da 8 euro(mese)
One Note
Anche One Note è un sofware storico. E' stato presentato per la prima volta con Microsoft Office 2003 e poi rinnovato e rinominato più volte.
Ha una interfaccia pulita e amichevole, chiaramente indirizzata alla scrittura diretta di appunti e note. Si possono ovviamente collegare e importare documenti esterni o ritagli dal web, ma nell'insieme questo appare subito come un programma di scrittura utile per scrivere le vostre note personali.
La barra degli strumenti che vedete in alto è la stessa di del word processor di casa Microsoft.
Anche qui esiste una gerarchia dei contenitori delle note. I blocchi contengono sezioni che contengono pagine.
Chiamare le note "pagine" e "non documenti" suggerisce subito la differenza con Evernote. Su One Note si scrive, su Evernote sopratutto si documenta.
Quando i blocchi si moltiplicano il tutto assume questo aspetto
Questo esempio è tratto dal tutorial di One Note. Si nota subito che gli esempi forniti sono tutti legati ad un uso personale del sofware.
Qui non ci sono TAG per facilitare la gestione delle note, ma viene fornita una nutrita serie di contrassegni già predisposti tra i quali scegliere.
Questo sistema privilegia la comodità e scapito della flessibilità. Non posso inserire i tag che voglio io, ma devo per forza usare quelli che già ci sono.
Insomma One Note è gradevole, del tutto gratuit, orientato alla scrittura, facile da usare e progettato per un uso strettamente personale.
Due suggerimenti da esplorare: Zoho Notes e Hypetext
Sono entrambi strumenti molto interessanti e innovativi. Per il momento te li segnalo brevemente, per darci una prima occhiata.
ZoHo Notes - https://www.zoho.com/it/notebook/
Zoho Notes sta cercando inntutti i medi di "rubare" gli utilizzatori storici di Evernote proponendo una intefaccia più accattivante, ma anche una progettazione interna più "fresca" che non deve basarsi su una struttura solida, ma progettata molti anni fa.
Si presenta subito come un Insieme (il contenitore di livello più alto) di Notebook, ciascuno con la sua copertina colorata e personalizzabile. Dentro i noebook ci puoi mettere le singole note e cioè tutto qullo che vuoi e che il web permette.
In Zoho Notes tutto è abbastanza diverso dai precedenti. E’ più visivo.
Si respira aria di innovazione dappertutto. La metafora dei polverosi contenitori per ufficio è stata abbandonata. Questo richiede un certo periodo di apprendimento anche se si tratta di abbandonare abitudini complicate per acquisirne altre più semplici ed efficaci.
Segnalo che è del tutto gratuito grazie al modello di business adottato da Zoho, che si può riassumere così:
Le app gratuite promuovono una maggiore consapevolezza verso le nostre app a pagamento e il nostro brand in generale
Poi va notato questo, cosa che io apprezzo molto:
Ne riparleremo.
Hypernote - https://zenkit.com/it/hypernotes/
Hypernote ha l'ambizione di passare dalla informazioni alla conoscenza.
Cosa non da poco, visto che la differenza tra le due cose è stata dibattuta all'infinito, ma mai veramente chiarita in modo universalmente accettato. Il centro dell'attenzione qui non è tanto su come prendere appunti e ritrovarli facilmente.
I proposito dichiarato e perseguito con la massima determinazione è mandare definitivamente al macero il concetto stesso di "raccoglitore" di documenti e sviluppare invece l'idea del second brain.
Il punto chiave qui è come connettere le note tra loro in modo che questa connessione generi nuova conoscenza. Un'altra immagine chiarisce forse meglio come si collegano le note tra loro.
Come si vede alla classiche annotazioni si aggiungono nuovi modelli gestione dei contenuti: outline (un indice gerarchico classico); i collegamenti ipertestuali veloci (si usa #) e i grafici semantici e le annotazioni (aggiungi disegni e note grafiche a qualunque cosa).
Hipernote richiede un approfondimento, ma per ora mi fermo qui.
Alla prossima!