#16 - Come costruire un Kanban personale con Notion
#16 - Come costruire un Kanban personale con Notion
Se ti trovi spesso con molte cose da fare nella giornata e vuoi metterle in ordine questo è un semplice metodo che fa per te.
Ti ho già parlato qui di Notion come di uno strumento molto flessibile che può funzionare come PKM (Personal Knowledge Management) e può costruire uh Kanban personale con grande facilità.
Detto in parole povere un PKM è una sorta di maggiordomo o assistente personale che ti aiuta in una grande quantità di cose che fai tutti giorni, sia per lavoro che nella vita privata.
Siccome le cose da fare sono spesso molte e di diversa natura ci troviamo spesso ad avere a che fare con decine di software diversi, ciascuno specializzato in un a sola cosa: calcolo, scrittura, grafica ecc.
Questo crea un bisogno di semplificazione e dunque ci sono anche molte proposte di software che "riuniscono" molte funzioni diverse in modo da diminuire il numero e il costo di quelli che dobbiamo proprio usare.
Flessibilità o specializzazione?
Una delle questioni sul campo è la facilità di apprendimento. Va bene tenerti aggiornato, ma non è un buona cosa se la complessità degli strumenti che usi ti impone di passare molto tempo solo per capire come funzionano.
Le software house devono scegliere se puntare alla semplicità (e limitatezza) o sulla flessibilità (e complessità) degli strumenti che producono. O trovare un buon equilibrio tra queste due cose.
Per fare due esempi nel caso del montaggio video:
Wondershare Filmora ricerca quasi ossessivamente la semplicità d'uso.
Vegas invece ricerca la completezza delle funzioni di montaggio ed è un software molto più complesso da usare.
Come conseguenza di queste scelte diverse, le curve di apprendimento tipiche variano in questo modo:
Notion è uno strumento estremamente flessibile e personalizzabile quasi all'infinito. Questo vuol dire che al primo approccio può sconcertare, come è successo a me.
Però l'idea di avere un strumento-maggiordomo che posso adattare a me invece di essere io ad adattarmi a lui si è rivelata una attrattiva troppo forte e mi ha hooked - agganciato.
Ecco ora il nostro esempio di Kanban
Per prima cosa vediamo come funziona un Kanban. In pratica è una bacheca ha almeno tra colonne: le cosa da fare, quelle in corso e quelle finite. In origine, in epoca pre-informatica la bacheca era fisica e ci si attaccavano sopra tanti foglietti con scritte sopra le cose da fare.
Fonte: Toyota History 75 years
Ora si può fare così:
Ho realizzato questo video registrando le azioni che compio per spostare il vari task da una colonna all'altra del Kanban. Sarebbe stato molto lungo e complicato mostrare tutto il processo di creazione del Kanban in un solo video, ma è difficile mostrare le azioni si spostamento con le slide che sono statiche.
Per questo scopo è molto più esplicativo realizzare un breve video. Ho usato con Wondershare Filmora, che è semplice, veloce e mi ha permesso si aggiungere alcuni testi esplicativi.
Come si costruisce un Kanban Board come questo
Ora provo a mostrartelo due modo diversi.
Non è un corso vero e proprio questo, ma una dimostrazione abbastanza sintetica, giusto per darti una idea di come puoi costruirti il tuo kanban personale e tenere lontane le forze oscure del caos dalle tue giornate.
Lo faccio in due modi diversi anche per farti sperimentare direttamente la diversa efficacia di due approcci didattici diversi. Due piccioni con una fava.
Per prima cosa ecco un tutorial basato sul slide
Per vedere le slide a tutto schermo e farle scorrere con il mouse o i tasti clicca su questo link (non si scorrono le slide in una mail).
Uno
Due
Tre
Quattro
Cinque
La procedura che ho seguito per realizzare queste slide è questa:
ho catturato cinque immagini di base nel formato "cinematografico" 16:9 di 1280x720 pixel. Per catturare le immagini va bene un cattura schermo qualsiasi, ma deve avere la possibilità di impostare una dimensione di cattura fissa. Io ho usato PicPick che è semplice e gratuito.
Ho aggiunto alle immagini alcuni box di testo e frecce con le spiegazioni dei vari passaggi necessari per creare il Kanban in Notion. Per fare questo ho usato Canva, che consente di fare tutte queste cose con la massima facilità, ma sopratutto ha la possibilità di esportare il risultato finale in diversi formati. Questa è una cosa molto utile per utilizzare il tutorial in ambienti diversi: stampa (anche tipografica), pagine web, slide da proiettare, social.
Tempo necessario: circa un'ora. Si può fare i metà tempo se non si fanno errori di alcun tipo, ma tutti facciamo errori.
In alternativa ecco lo stesso tutorial trasformato in video
Per vedere il video a tutto schermo clicca qui.
Ho realizzato questo video con CANVA.
Le slide di base sono le stesse di prima ma spesso le ho sdoppiate per poter aggiungere le istruzioni una alla volta.
Ho aggiunto poi alcune semplici animazioni, sempre usando Canva, per guidare meglio l'attenzione degli allievi.
Una cosa comoda di Canva è che consente di pubblicare il video hai creato in una pagina web dedicata (vale anche per le slide). Non serve quindi scaricare il file, pubblicarlo si Youtube o simili e poi condividere il link. La pagina web creata da Canva ha il suo link condivisibile e chiunque lo abbia può vederla.
Termo necessario: sempre un'ora circa.
Per ricavare un video in Canva avendo le slide già pronte servono 5 minuti. Però le ho suddivise in più fasi e ho aggiunto animazioni.
Il Kanban è un cosa semplice
Kanban significa scheda, segno, biglietto. La forza di questo metodo è la sua semplicità. É incredibile quanto può essere utile spostare bigliettini su una lavagna.
Si tratta sempre di minimizzare le cose che stanno in mezzi, nella colonna"in progress".
Per le persone creative (che i maligni chiamano 'disordinate') organizzare le cose da fare in modo chiaro evita il multitasking dispersivo e libera molto tempo. Nell'industria è in uso fin dagli anni '50 del secolo scorso. Poi è stato sviluppato al massimo grado dalla Toyota e si è diffuso in tutto il mondo.
Poi tutto si può complicare. Si possono aggiungere criteri di priorità, Si possono separare ambiti di azione "orizzontali", per es: lavoro, personale, sanità. Ma non è il caso di esagerare con i miglioramenti: più si complica il metodo e più si perde la forza delle sua semplicità.
Quiz: che cosa funziona meglio come tutorial ?
A questo punto dovrebbe esser chiaro a tutti che cos'è un Kanban e come sia possibile costruirsene uno per uso personale. Ho provato a chiarirlo usando metodi diversi e ora sarebbe interessante sapere quale funziona meglio per te, come tutorial.
Sulla base dei vari esempi che hai cito qui sopra…
Alternative a Notion
Ci sono moltissimi software in grado di gestire un Kanban e, più in generale, di funzionare come Task Manager. Ecco alcuni esempi:
La maggior parte sono specializzati e pensati per grandi organizzazioni, anche se hanno tutti una versione gratuita "demo", con alcune funzioni di base. Sono tutti personalizzabili entro certi limiti, ma nessuno ti permette di costruirti un ambiente di lavoro completamente a tua misura.