#15 – Creare un corso online per aziende o scuole
#15 – Creare un corso online per aziende o scuole
Creare un corso online può essere più semplice di quello lo che pensi..
Una cosa che hanno in comune le aziende e le scuole è il problema di quali strumenti utilizzare per produrre, conservare e distribuire informazioni.
Distinguiamo brevemente tra informazioni e conoscenza.
Se ti informi sugli orari di un treno che intendi prendere, questa è informazione.
Se poi prenoti, paghi il biglietto online, arrivi puntuale, sali sul treno giusto e arrivi felicemente a destinazione, questa è conoscenza.
In altre parole la conoscenza ha un aspetto pratico, legato all’azione che l’informazione non ha.
Ti dico di più: la conoscenza, per essere veramente efficace, deve essere incorpata. Non è un errore di ortografia, incorpata è diverso da incorporata. Incorpato significa “fatto corpo” non “contenuto nel corpo.
Conoscenza incorpata si riferisce alla capacità di fare qualcosa, anche complessa, a occhi chiusi, senza pensarci. Come andare in bicicletta: lo sai fare ma avresti difficoltà a spiegare come lo fai perché è divenuto un automatismo. Non è più necessario pensarci sopra. Serve pratica, cioè addestramento.
Su questo punto scuole e aziende predono strade diverse perché hanno scopi diversi:
lo scopo fondamentale della scuola è educare: cioè formare donne e uomini liberi, sicuri di sé capaci di etica, di responsabilità e di muoversi in modo autonomo nel mondo.
Lo scopo delle aziende è produrre: qui serve molto l’addestramento, il diventare “destri” che vuol dire abili. Gli artigiani lo sanno bene: serve tempo per passare da apprendista a maestro. Tempo dedicato alla pratica guidata nelle contesto reale di lavoro.
Oggi poi è vero che le aziende migliori, sono innovative, flessibili, knowledge based, smart e quello che vuoi, ma la necessità si stabilire procedure chiare e ben documentate per fare le cose che vanno fatte in un certo modo e non in un altro è sempre una necessità universale che coinvolge milioni di persone.
Creare, mantenere, diffondere le conoscenze relative alle SOP è il primo Passo necessario per produrre conoscenza organizzativa e non individuale.
Ci sono molti vantaggi in quest ma farlo richiede un certa quantità di lavoro specializzato e quindi costoso per cui se lo possono permettere solo organizzazioni non piccolissime, ma qui l’informatica aiuta molto. Gli strumenti informatici aiutano a gestire le informazioni.
Per arrivare alla conoscenza incorpate servono anche altre cose: un buon tutoraggio (umano) e condizioni di lavoro adeguate.
Fanno in parte eccezione le competenza informatiche: ma se vogliamo insegnare come si usa un certo software possiamo benissimo usare un altro software perché lo strumento di studio e di lavoro è sempre lo stesso il PC (o tablet, cellulare) che hai davanti al naso.
Insegnare online una procedura
In pratica, si tratta di mostrare a un persona una serie di cose che deve fare per arrivare a un risultato voluto.
Va detto che da tempo è noto alla psicologia dell’apprendimento che le persone possono essere molto diverse tra loro quanto a stili si apprendimento. Vuol dire che alcuni preferiscono i testi scritti, altri le immagini, altri i video o un serie di slide. Se obblighi un a persona a usare uno strumento che non è adatto a lui imparerà poco o nulla.
Questo vuol dire che se vuoi un buon materiale didattico ti servono strumenti per produrre testi, video, immagini e slide con in modo veloce e facile. Il punto cruciale qui è la facilità e velocità.
Sono disponibili da anni strumenti sofisticati per fare tutte queste cose, ma sono molti, non integrati tra loro, costosi e con tempi di apprendimento spesso molto lunghe. Questo è il motivo per cui – ad esempio – molti professori universitari (e non) – non sanno e non vogliono usare questi strumenti. Faccio un altro mestiere, non sono un informatico, non ho tempo. A volte sono scuse, ma c’è anche molto di vero.
A che cosa servono le SOP in dettaglio
Per creare una Standard Operating Procedure servono tempo, lavoro competenze specifiche e quindi è un investimento che va ponderato. Non sono cose che si fanno nel tempo libero.
Ma i vantaggi sono molti:
Chiariscono e rendono esplicite le migliori pratiche.
Producono coerenza operativa.
Riducono incomprensioni e conflitti.
Producono conoscenza organizzativa indipendente da quella individuale.
Sono molto utili per l’inserimento di nuovi assunti.
Facilitano l’ottenimento di livelli di qualità costanti.
Dimostrano la conformità delle procedure a normative specifiche.
Sostengono le pratiche prevenzioni rischi.
Due metodi di base per produrre tutorial
Dal momento che l’esigenza di produrre facilmente tutorial di ogni tipo è universale e sempre più sentita stiamo assistendo a un grande proliferare di strumenti di ogni genere, anche assistiti dall’intelligenza artificiale, ormai onnipresente. La loro evoluzione è molto veloce per cui anche le indicazioni preliminari che seguono saranno aggiornate spesso.
Se – ad esempio - vuoi produrre un tutorial che insegni a fare qualcosa con un certo software, hai due possibilità di fondamentali:
Parti da immagini statiche che mostrino le varie fasi della procedura.
Parti da un video che registri lo schermo mentre esegui le procedura.
Se parti dalle immagini, per prima cosa un serie di immagini tutte dello stesso formato, con un cattura-schermo (io uso PickPick, ma ce ne sono molti) poi potrai integrale con comodo inserendo brevi testi di spiegazione, evidenziatori, frecce o altri accorgimenti utili per guidare l’attenzione degli allievi. La single slide poi possono sempre essere modificate con facilità e anche trasformate in un video. Per fare tutte queste cose puoi usare Canva, che permette di fare molto anche nella sua versione gratuita ed è facile da usare.
Se invece parti del video tieni conto che devi conoscere molto bene la procedura da registrare perché è facilissimo fare errori e ogni volta che ne fai uno sarà registrato e poi quasi sempre è necessario ricominciare dall’inizio o comunque lavorare in post produzione. Spesso per questo motivo è spesso illusorio pensare che fare un video richieda meno tempo.
Software per fare i tutorial con facilità
1 - Cattura schermo
Questo servono principalmente per catturare immagini in sequenza dallo schermo. Poi introdurre elementi grafici, o animazioni o trasformarli in video serviranno altri strumenti.
In Windows 11 basta premere tasto WINDOWS + MAIUSC + S per attivare il cattura schermo incorporato nel sistema operativo. È molto elementare ma molto pratico e veloce. Le immagini possono esser salvate per essere poi elaborate con altri programmi.
PickPick
Leggero veloce e gratuito. Ogni tanto vi chiederà una piccola donazione, che si merita ampiamente. Permette di scegliere molte diverse modalità di cattura e ha anche un editor incorporato per aggiungere teti e grafiche di ogni genere.
ShareX
Gratuito e molto completo. Può anche registrare video e ha un editor interno
Easeus
Più professionale e complesso. Fa tutto quello che serve ma va bene anche per registrare da webcam su vari sfondi e quindi può produrre semplici tutorial video con il docente in video senza bisogno di altro, Questo è a pagamento sui 40 euro/anno o 60 a vita per un PC.
2 - SLIDE
Vanno sempre bene i classici Power Point, Libre Office Impress e Zoho Show.
Forse Canva/ tioffre un maggiore semplicità d’uso se hai bisogno di inserire elementi grafici creativi. Può anche produrre facilmente brevi video a partire dalle immagini statiche usate come sfondo.
Ci sono anche cose innovative come SLIDES che ripensa da zero il tema delle slides con una interfaccia molto intuitiva, strumenti grafici di facile utilizzo introduce integra nativamente l’intelligenza artificiale.
3 - VIDEO
OBS STUDIO - Open Brodcaster Software
Questo è un programma particolare nato per fare lo streaming video. Con OBS si possono montare video in dirette provenienti da fonti diverse, come in uno studio televisivo.
In teoria non dovrebbe servire per fare corsi, ma invece va benissimo perché ha tutto quello che serve: cattura i video e la webcam. Può fare il montaggio e aggiungere testi ed elementi grafici di vario tipo.
Il grande vantaggio di OBS è che è un Free and Open Source software. In pratica con OBS hai una cosa potentissima e molto versatile gratuitamente. Non è poco. Se non vuoi gestire uno studio televisivo basta che ignori le funzioni che non ti servono e usi solo quelle che vuoi tu. Ottimo.
Se cerchi una cosa progettata apposta per fare i tutorial video in modo semplice e veloce direi che Demo Creator è la cosa che fa al caso tuo.
Ha una versione di prova gratuita ma per fare sul serio devi va acquistarlo. Ha un costo annuale (non mensile) sui 45 euro nella versione più venduta e probabilmente il rapporto costo/qualità è imbattibile.
Questo è uno strumento “storico” che esiste ed è diffusamente usato da molti anni per creare tutorial di ogni genere. Era costosissimo e dunque riservato alle aziende. Ora non più. Non è economico, ma la concorrenza di è fatta sentire e ora per poco più di 350 euro puoi avere lo strumento forse più completo che esista per produrre tutorial basati sul video e su qualunque cosa possa essere visualizzata sul web.
Una cosa buona di Camtasia è anche che NON ha il malefico costo ricorrente. Lo comperi e basta. Speriamo che non cambi mai questa politica ormai fuori moda ma molto vantaggiosa per i clienti. Altra cosa buona è che la sua facilità d’uso è molto migliorata rispetto alle sue prime versione e nonostante la potenza e numerosità delle sue funzioni la curva di apprendimento è abbastanza ripida.
4 - UNO STRUMENTO INNOVATIVO
La competizione per produrre strumenti sempre più semplici da utilizzare sta dando i suoi frutti. Come sempre avviene la semplicità si paga con una minore flessibilità. Si possono fare certe cose in fretta e anche bene, ma solo quelle. Se vuoi variare lo schema e metterci del tuo e devi usare strumenti di altro tipo (per es. programmi per grafica).
Tango è un plugin di Chrome, ma può essere scaricato anche come app per desktop.
Tango ti permette di aprire una finestra dentro Chrome in cui far funzionare il software che ti intessa documentare. Inizia a usarlo per fare qualcosa e Tango registrerà nel suo menù laterale tutte le tue azioni. Attenzione: non registra un video. Registra quando fai click su qualche cosa. Poi potrai rifinire i lavoro cancellando le schermate di troppo, aggiungendo testi e altri elementi Questo è ottimo per produrre tutorial su come si usa un certo software.
Alla fine Tango ti evita di catturare una schermata alla vota per montarle nel tuo tutorial. Lo fa al volo e crea anche un indice editabile per rendere i titoli più significativi. L'idea è buona e nuova. Gli indici aiutano molto gli allevi che possono così seguire i propri ritmi e andare avanti e indietro a seconda delle loro necessità.
Tutto bene allora? Non proprio tutto. Il programma richiede molte risorse di memoria e necessita di una connessione molto veloce e stabile. Se non hai queste cose diventa difficile utilizzarlo. Come per i video, se fai molto errori nell'uso del software che vuoi illustrare poi il lavoro di post produzione può essere molto lungo e vanificare la velocità e semplicità di acquisizione.
Si sente che Tango è un soluzione “giovane” molto creativa che ha bisogno di un certo tempo per svilupparsi e maturare in modo completo. Però è molto, molto interessante. La versione PRO costa sui 16 euro al mese.
5 - UN AMBIENTE INTEGRATO: HEPLJIUICE
Helpjuice è progettato per fare bene due cose:
distribuire informazioni pronte a trasformarsi in conoscenza attraverso un “distributore” interno (una internal knowledge base). Questa deve arrivare ai tecnici interni nel momento in cui serve e attraverso qualunque supporto.
Fornire supporto ai clienti su come si utilizzare i prodotti o servizi offerti.
Nota che chi fornisce sevizi di tipo tecnico ha molti tecnici come clienti. Questo vuol dire che si possono usare gli stessi strumenti per formare i dipendenti e per istruire i clienti.
In entrambi i casi deve essere costruita un base di conoscenza interna (una knowledge base) che possa facilmente essere accessibile a chiunque ne abbia bisogno.
In entrambi i casi si riducono le telefonate, le mail all’assistenza, le videocall, gli appuntamenti e le altre cose che richiedono molto tempo.
Ecco un esempio:
Expereo è un grosso fornitore di connettività per aziende. Ha implementato la sua knowledge base interna e per i clienti in questo modo:
Helpjuice è una piattaforma di gestione e distribuzione della conoscenza. Ha strumenti di authoring interni ma la maggior parte dei suoi contenuti sono testi scritti. Se vuoi creare video didattici o corsi basati su slide devi farlo con software di authoring e poi renderli accessibili da dentro Helpjuice.
In sintesi
Produrre materiali per la formazione da utilizzare con qualunque device disponibile e in qualunque luogo e momento è sempre più necessario.
E in corso uno sforzo produttivo intenso per rendere sempre più veloce e poco costoso tutto il processo di produzione e distribuzione.
Siano ancora abbastanza lontani (secondo me) dal disporre di strumenti e procedure ideali, ma i progressi rispetto a pochi anni fa sono notevoli
Stay tuned.
Vedi anche
#20 - Software di presentazione
#23 - Come gestire la conoscenza
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